Digitale Buchhaltung für Unternehmen und Privatpersonen

Sie führen Ihre Buchhaltung noch analog? Sagen Sie bye bye zu Papierstapel, Pendelordner und ineffizienten Arbeitsabläufen.

Im Experten-Interview mit Ferdinand Kandlhofer erfahren Sie, wie Sie mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung Fehler vermeiden sowie wertvolle Zeit und Kosten sparen.

 

Herr Kandlhofer, warum zögern manche Unternehmen noch mit der Umstellung auf die digitale Buchhaltung?

Das ist eine gute Frage. Immer mehr Firmen aber auch Privatpersonen digitalisieren ihre Buchhaltung, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen. Unternehmen, die noch nicht auf die digitale Buchhaltung umgestellt haben, stehen zunehmend vor Herausforderungen, die die manuelle Belegerfassung mit sich bringt. Denn spätestens mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ist die digitale Buchhaltung für viele Unternehmen unumgänglich geworden.

Ich denke häufige Hürden für eine Umstellung sind hauptsächlich Unsicherheiten im Umgang mit neuen Technologien. Vielleicht auch die Sorge vor Schulungsaufwand oder Ausfallzeiten durch die Umstellung. Diese Bedenken kann ich Ihnen aber gerne nehmen. Denn die Benutzeroberfläche unserer Software ist sehr übersichtlich und selbsterklärend. Die Umstellung selbst ist relativ unkompliziert und problemlos. Das Programm ist ab Sekunde 1 einsetzbar und wir begleiten Sie über den gesamten Prozess und stehen jederzeit für Fragen zur Verfügung. Ist die Buchhaltung erst einmal digital, ist das schon eine enorme Arbeitserleichterung.

 

Was bedeutet die vollständige Digitalisierung der Buchhaltung?

Tatsächlich sparen Sie sich mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung Zeit und Geld. Pendelordner und die analoge Bearbeitung der Belege entfallen vollständig. Stattdessen werden die Belege elektronisch verarbeitet und archiviert. Zudem werden die Belege direkt mit dem Buchungssatz verknüpft.

Die Vorteile die daraus resultieren:

• Ein Versand von Papierbelegen ist nicht mehr nötig. Die Datensätze werden direkt und sicher an das Steuerbüro oder an das Finanzamt übermittelt.
• Die Belege werden automatisch dem richtigen Buchungssatz zugeordnet.
• Auch die Papierablage können Sie sich künftig sparen, denn die Belege werden revisionssicher nach DSGVO im System archiviert.
• Mit der Stichwortsuche & Filterfunktion sparen Sie sich erheblich Zeit bei der Belegsuche.
• Zahlungsdateien und Überweisungen lassen sich schnell und bequem per Mausklick tätigen.
• Ziehen Sie sich in Echtzeit Auswertungen (BWA) aus dem System. Das kann ein großer Vorteil sein, um schnell unternehmerische Entscheidungen treffen zu können.
• Sie können auch Ihre Lohnabrechnungen integrieren und diese im System datenschutzkonform verwalten.
• E-Rechnungen können verarbeitet und eingelesen werden.
• Die Belege lassen sich auch mobil erfassen, zum Beispiel ganz bequem von Unterwegs per Handy-App.
• Lieferanten können ihre Rechnungen direkt an eine individuelle E-Mail-Adresse senden, die mit dem Programm verknüpft ist.

 

 

Kurz gesagt: Die klassische Papierbuchhaltung ist damit Geschichte.

 

Welche Prozesse werden dadurch digitalisiert?

Wir arbeiten mit der Software Unternehmen online und Arbeitnehmer online von Datev. Sie können frei gestalten welche Funktionen Sie freigeben und nutzen möchten. Die gängigsten Prozesse sind:

 

• Belegmanagement (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
• Bank- und Kassenbuchungen (inkl. digitaler Kassenschnittstellen)
• Zahlungsverkehr (inkl. Überweisungen & SEPA-Dateien)
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Lohnbuchhaltung Rechtevergabe
• Steuererklärungen über „Meine Steuern“
• Archivierung nach GoBD und DSGVO

 

Ab welcher Firmengröße lohnt sich die Umstellung auf digitale Buchhaltung?

Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung lohnt sich bereits für Ein-Mann-Betriebe, da Sie Ihre Belege einfacher verwalten können und dadurch mehr Übersicht und Zeit gewinnen.  Aber auch Privatpersonen profitieren bei der Steuererklärung von der Digitalisierung, da Sie Ihre Belege unkompliziert per App verwalten und an das Finanzamt übermitteln können.

 

Was kostet die Digitalisierung der Buchhaltung?

Die Kosten sind sehr überschaubar – insbesondere im Verhältnis zur eingesparten Arbeitszeit durch die direkte Übermittlung, Auswertung und Archivierung der Belege. Auch Porto- und Papierkosten sowie Kosten für Archivflächen können Sie sich künftig sparen. Auch der Aufwand auf Seiten des Steuerbüros kann sich reduzieren, zum Beispiel durch automatisierte Belegbereitstellung und weniger Rückfragen.

 

Wie sicher ist das digitale Buchhaltungs-System?

Das System ist durch eine 2-Faktor-Authentifizierung und die Cloud-Speicherung auf zertifizierten Servern sehr sicher. Das System ist DSGVO und GoBD konform und verfügt über eine Rechte- und Rollenvergabe zur Wahrung der Vertraulichkeit zum Beispiel bei Lohnunterlagen.

 

Muss man IT-Kenntnisse haben, um das digitale Buchhaltungs-System zu bedienen?

Nein. Die Plattform ist intuitiv bedienbar. Zudem unterstützen wir Sie bei der Implementierung und Schulen bei Bedarf ihre Mitarbeiter. Für Fragen stehen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Auf Wunsch können wir Ihnen auch eine Testumgebung zur Verfügung stellen, damit Sie vorab schon einmal ein Gefühl für das System bekommen.

 

Ist das digitale Buchhaltungs-System für alle Branchen geeignet oder gibt es da Besonderheiten?

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist branchenunabhängig umsetzbar und für alle Bereiche geeignet. Egal ob Einzelhandel, Dienstleister, Handwerksbetrieb oder Privatperson.

 

Wie genau unterstützt mich Kandlhofer bei der Digitalisierung des Buchhaltungsprozesses?

Wir begleiten Sie von Anfang an und unterstützen Sie von A-Z. Dazu zählt:

 

• Die Einrichtung der digitalen Buchhaltungsplattform
• Unterstützung bei der Datenübernahme
• Schulung und Betreuung Ihrer Mitarbeiter
• Lohn- und Finanzbuchhaltung (wenn gewünscht vollständig ausgelagert)
• Sicherer Austausch mit Finanzamt und Steuerberater
• E-Bilanz, Jahresabschlüsse & Steuererklärungen digital
• Vollständige Archivierung und Dokumentation

 

 

Können auch kleinere Unternehmen oder Privatpersonen ihre Buchhaltung an Kandlhofer auslagern?

Ja, sehr gerne. Wir betreuen sowohl Einzelunternehmer und Selbstständige als auch mittelständische Unternehmen und Privatpersonen im Rahmen ihrer Steuererklärungen.

 

Vielen Dank, Herr Kandlhofer, für den interessanten Überblick zur Digitalisierung des Buchhaltungsprozesses.

Jederzeit gerne.

 

 

Vielen Dank, Herr Kandlhofer, für den interessanten Überblick zur Digitalisierung des Buchhaltungsprozesses.

Dann lassen Sie sich unverbindlich von uns beraten. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt und sorgen für eine reibungslose Umstellung.